Was müssen Vermieter wissen?

Am 25. Mai 2018 tritt die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Das bisher in Deutschland geltende Bundesdatenschutzgesetz wurde daher überarbeitet und gilt ab diesem Zeitpunkt neben den Regelungen der DSGVO auch für alle privaten Vermieter, Hausverwalter und Makler.

Wer sich bisher noch nicht mit dem Datenschutzrecht beschäftigt hat, sollte sich nun mit den Anforderungen vertraut machen, um Konflikte zu vermeiden. Denn wer sich nicht an die Vorschriften hält, riskiert Bußgelder und die Überprüfung der datenschutzrechtlich gebotenen Vorkehrungen durch die zuständige Landesdatenschutzbehörde. Verschiedenste neue Pflichten kommen jetzt auf private Vermieter zu. Alle geschäftlichen Vorgänge des Vermieters fallen unter die neue Verordnung – egal, wie viele oder wie wenige Wohnungen er vermietet. Die Datenschutzgrundverordnung geht dabei vom Grundsatz der Datensparsamkeit aus: Vermieter dürfen also nicht mehr beliebig viele Daten über ihre Mieter und deren Angehörige sammeln – sozusagen auf Vorrat. Der vermietende Eigentümer darf nur noch solche Daten abfragen, die er aktuell zu einem konkreten Zweck benötigt.

Personenbezogene Daten: Was dürfen Vermieter abfragen und was nicht?

Ist der aktuelle Zweck erfüllt, müssen die Daten wieder gelöscht werden. Einen Grund für eine längere Aufbewahrung der Daten liefert höchstens eine Aufbewahrungsfrist, die ein Vermieter für bestimmte Vorgänge erfüllen muss. Die neuen Regeln beziehen sich auf personenbezogene Daten – also beispielsweise Namen und Adressen, Geburtstage, aber auch Bankdaten und Verbrauchsdaten. Einige Daten aus diesem Bereich dürfen allerdings grundsätzlich nicht erhoben werden: Informationen zu Sexualleben und sexueller Orientierung, religiöser Weltanschauung oder politischer Einstellung, rassischer oder ethnischer Herkunft. Wenn der Mieter oder ein Mitbewohner dem Vermieter solche Informationen von sich aus zukommen lässt, muss der Vermieter sie löschen oder – falls er sie in Papierform bekommen hat – vernichten.

Neuvermietung: Was müssen Vermieter jetzt beachten?

Bei einer Wohnungsbesichtigung sind zwei Fälle zu unterscheiden: Sollen nur ausgewählte Interessenten eingeladen werden – etwa, weil die Wohnung noch vermietet ist? Oder können die Interessenten einfach ohne vorherige Auswahl vorbeikommen? In letzterem Fall kann der Vermieter nur die Namen und Telefonnummern der Interessenten in Erfahrung bringen. Muss er dagegen eine Vorauswahl treffen – zum Beispiel um individuelle Termine mit dem aktuellen Mieter zu ermöglichen – kann er sich auf ein berechtigtes Interesse berufen und eine Mieterselbstauskunft verlangen.

Bei der Selbstauskunft muss aber der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet werden. So ist es beispielsweise vor der Wohnungsbesichtigung nicht verhältnismäßig, die Daten zum Bankkonto des Interessenten abzufragen. Diese Informationen können immer noch erhoben werden, wenn ein Mietvertrag zustande gekommen ist.

Daten fallen auch im laufenden Mietverhältnis an – was ist hier zu beachten?

Spätestens nach der Besichtigung muss der Vermieter auswählen, welcher Interessent die Wohnung bekommen soll. Dazu hat er ein Interesse daran, die Zahlungsfähigkeit der Mietinteressenten zu prüfen und darf ihnen mithilfe einer Mieterselbstauskunft Daten abverlangen, die eine entsprechende Einschätzung ermöglichen. Es dürfen aber nur Informationen abgefragt werden, die für den Vertragsabschluss wirklich relevant sind. Im laufenden Mietverhältnis kann es sein, dass Daten des Mieters an einen Handwerker weitergegeben werden müssen, damit er seine Aufgabe erfüllen kann. Auch das erlaubt die DSGVO nur noch, wenn es eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung des Mieters gibt. Oftmals lässt ein Vermieter auch von einem Dritten Daten verarbeiten – etwa vom Ablesedienstleister oder dem Steuerberater. Diese Dienstleister nennt die DSGVO „Auftragsdatenverarbeiter“. Wichtig dabei: Der Vermieter bleibt Verantwortlicher für den Datenschutz und muss daher mit dem Auftragsdatenverarbeiter zwingend einen Vertrag abschließen.

Praktische Umsetzung der DSGVO: Tipps für Vermieter

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Vermieter über die Erfassung und Speicherung von Daten Protokoll führen. Wann immer Daten der vermietende Eigentümer Daten abfragt, sollte er den Zweck und die Rechtsgrundlage dafür festhalten. Welche Rechtsgrundlagen denkbar sind, lesen Sie hier. Dabei stellt sich dann auch heraus, ob eine Einwilligung des Mieters zur Erhebung der Daten vorliegt oder noch eingeholt werden muss.

Außerdem müssen Vermieter nach der Datenschutzgrundverordnung ein sogenanntes „Verzeichnis der Datenverarbeitungstätigkeiten“ führen. Ein verbindliches Muster für ein solches Verarbeitungsverzeichnis hat der Gesetzgeber nicht vorgegeben. Es muss sich daher erst noch in der Praxis zeigen, was sich bewährt. Haus & Grund hat ein Muster erstellt, vermietende Eigentümer können es sich hier herunterladen. Einen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt das Dokument aber nicht – unter Umständen muss es den individuellen Anforderungen angepasst werden.

Keine Panik: Hier gibt es weiterführende Informationen für Vermieter

Trotz solcher Unsicherheiten bleibt nach Einschätzung von Haus & Grund unter dem Strich festzustellen: In Panik brauchen private Vermieter durch die neue EU-Datenschutzgrundverordnung nicht zu verfallen. Sie sollten den Behörden aber zeigen, dass sie sich mit dem Thema befasst haben. Einzelne Lücken und Missstände können dann nach und nach behoben werden. Damit Vermieter sich weiter informieren können, stellt Haus & Grund Reutlingen und Region eine Informationsbroschüre sowie weitere Infoblätter zur Verfügung.

Eine weitergehende persönliche Beratung erhalten Mitglieder in unserer Geschäftsstelle.